Como realizar reuniões híbridas engajadoras

Assista ao vídeo do presidente do RI, Holger Knaack, sobre reuniões virtuais.

Por Jim Marggraff, empreendedor e associado do Rotary Club de Lamorinda Sunrise, EUA

Quatro anos atrás, minha esposa fez uma pergunta que me pegou de surpresa: “Como é possível manter os astronautas a caminho de Marte conectados com seus familiares?”

Como resultado, iniciei uma jornada que, em vez de Marte, me levou a entender melhor o isolamento físico na Terra, desenvolver novas maneiras de conectar as pessoas usando tecnologias avançadas, fundar outra empresa e aprofundar meu envolvimento no Rotary!

Embora poucos rotarianos queiram viajar ao planeta vermelho, muitos entendem os efeitos emocionais do isolamento social e o desejo que as pessoas têm de estar perto de familiares e amigos.  Surpreendentemente, alguns meses após o lockdown causado pela covid-19 em 2020, quase 80% dos Rotary Clubs já tinham adotado o Zoom ou outro software de videoconferência para realizar reuniões virtuais e permanecer conectados.

Clubes de todo mundo estão usando plataformas virtuais para conduzir reuniões on-line.

Reconhecendo tanto uma oportunidade quanto uma necessidade, o Rotary International formou uma força-tarefa para analisar como a conectividade virtual pode ser usada no futuro da nossa organização – e eu fui convidado a participar.  Eu sou inventor e empreendedor e criei o sistema de aprendizagem LeapFrog, a caneta inteligente LiveScribe e, mais recentemente, uma empresa de rastreamento ocular, a Eyefluence (inicialmente financiada por rotarianos) que vendemos para o Google em 2016. Portanto, estou acostumado a aplicar tecnologia avançada para resolver problemas difíceis.

As reuniões pelo Zoom deram aos clubes a oportunidade de recrutar palestrantes de qualquer parte do mundo para suas reuniões virtuais.  Alguns clubes começaram a imaginar outras maneiras de conduzir suas reuniões, explorando opções criativas por plataformas on-line em vez de tentar adaptar atividades presenciais para uma pequena tela. Entendemos que, após os lockdowns, nem todos os associados se sentirão à vontade ou seguros para voltar a participar das reuniões presenciais dos seus clubes. Além disso, segundo pesquisas, alguns rotarianos ocasionalmente participam remotamente de reuniões quando estão viajando ou querem evitar tráfego. E as plataformas virtuais permitem que palestrantes extraordinários façam apresentações e respondam perguntas de públicos localizados em qualquer parte do mundo.

Inspirado pelas discussões da Força-tarefa da Pandemia, tive a ideia de produzir um vídeo para mostrar aos clubes como é fácil realizar uma reunião híbrida em que os associados possam participar tanto presencial quanto virtualmente. Falei sobre minha ideia com outros rotarianos e rapidamente recebi apoio do RI, do meu Rotary Club de Lamorinda Sunrise e da Global Impact Group – uma organização sem fins lucrativos que ajudei a fundar.

Assim, minha esposa e eu limpamos nossa garagem e, com alguns associados do Rotary Club de Lamorinda Sunrise protegidos por máscaras e distanciamento social, transformamos o espaço em um estúdio para filmar uma reunião híbrida e mostrar como participantes virtuais e presenciais podem estar juntos em uma única reunião, trocando ideias e desfrutando de companheirismo em tempo real.

Associados participam presencial e virtualmente da reunião híbrida do clube.

Apesar de todo o entusiasmo, sabíamos que nosso vídeo dificilmente seria visto por um grande público rotário e que precisávamos de algo a mais para atrair rotarianos e convencê-los a usar nossa abordagem. Aí veio a ideia – e se tivéssemos a ajuda de palestrantes renomados para lembrar os rotarianos sobre quem somos em tempos de crise, quando o mundo mais precisa de nós?

Com isso em mente, contatei meu amigo Dr. Sten Vermund, reitor da Faculdade de Saúde Pública de Yale, e, em poucas semanas, agendamos uma série de entrevistas pelo Zoom com especialistas em saúde global e celebridades rotárias, desde o Dr. Anthony Fauci até o CEO do Rotary, John Hewko, e o presidente do RI, Holger Knaack.

O secretário-geral e CEO do Rotary, John Hewko, faz sua apresentação virtualmente.

Há duas versões do vídeo em TGIG.org: uma de 25 minutos que mostra a reunião híbrida em nossa garagem com a participação dos palestrantes mencionados acima; e outra de 2 minutos que demonstra como é fácil realizar uma reunião híbrida envolvente. Graças ao Rotary International, o vídeo está disponível em oito idiomas!

Portanto, mesmo que não esteja planejando uma viagem a Marte, se sonhar em alcançar as estrelas você pode criar um momento rotário que dará início à sua própria próxima jornada rotária!

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