Por George Robertson-Burnett, coordenador do Rotary e ex-governador do Distrito 6890

Estamos passando por um período interessante. Nenhum de nós poderia ter previsto circunstâncias tão extraordinárias como a causada pela pandemia de covid-19, doença resultante do novo coronavírus. Rotary Clubs em todo o mundo estão tentando responder à mesma pergunta: como manter o engajamento dos associados durante a pandemia?

Para ajudar, a equipe de coordenadores do Rotary da Zona 34 elaborou um guia com sugestões de como os clubes podem manter seus associados engajados por meio de reuniões virtuais. Essas são apenas algumas ideias, e sabemos que muitos clubes usarão sua criatividade e capacidade de adaptação para encontrar outras maneiras de manter o companheirismo. Portanto, use essas sugestões como ponto de partida para explorar essas e outras alternativas às reuniões presenciais.

Reuniões on-line

Se estiver realizando reuniões virtuais, garanta a uniformidade de suas mensagens, envolvendo todos os dirigentes do clube nos preparativos. Mensagens claras e coerentes transmitem confiança e incentivam a boa participação. Se as reuniões virtuais não forem uma opção, envie comunicados regularmente aos associados.

Mantenha comunicação regular com os associados sobre os planos do seu clube, notícias sobre o Rotary, avisos e orientações sobre saúde/segurança. A comunicação semanal, além de qualquer reunião virtual, é essencial. Em meio à preocupação da comunidade com o surto de covid-19, não podemos nos esquecer da nossa família rotária. Muitas vezes, os cuidadores também precisam de assistência. Portanto, devemos estar atentos às necessidades de rotarianos vulneráveis no nosso próprio clube, distrito ou zona.

Como não podemos realizar treinamentos presenciais, um recurso excepcional é a Central de Aprendizado. A plataforma tem um catálogo de cursos extenso, cobrindo uma variedade de tópicos. Você pode aprender por assunto ou função, e fazer o treinamento em seu próprio ritmo.

Dicas para reuniões virtuais de sucesso

• Escolha o horário – Visando incentivar a maior participação possível, decida se a reunião virtual será realizada no mesmo dia e horário da reunião ordinária do clube ou em outra ocasião.
• Determine a duração adequada – O aconselhável é que reunião dure no máximo 1 hora.
• Decida que elementos da reunião presencial quer incluir na reunião virtual – Tente manter a reunião dinâmica, lembrando que nem tudo pode ser transferido para o formato on-line com sucesso. Inclua palestrantes animados, atividades de companheirismo (como jogos) e maneiras divertidas de transmitir informações (como vídeos).
• Gerencie a reunião eficazmente – Se necessário, desligue o microfone dos participantes e estabeleça um sistema para passar a palavra a alguém que queira falar.
• Confirme se o orador usará PowerPoint – Caso afirmativo, você terá que usar a opção para “compartilhar a tela” do orador ou tomar outras providências.
• Inclua vídeos na reunião – Há muitos vídeos maravilhosos disponíveis no site do Rotary, no Vimeo ou no YouTube. Lembre-se de compartilhar o áudio e a tela para que todos possam acompanhar.
• Se você nunca realizou uma reunião on-line, pratique com bastante antecedência. Familiarize-se com os dispositivos de controle e verifique a qualidade da imagem e do som.