Como organizar uma cerimônia de posse on-line

Por Stephen Sennett, secretário eleito do Rotary E-Club de Melbourne, Austrália

Sennet changeover

Com a aproximação do fim do ano rotário, os clubes se preparam para realizar a cerimônia de posse das suas lideranças. Como muitas outras coisas que a pandemia de covid-19 nos impôs, esta cerimônia não poderá ser realizada de forma presencial neste ano. Por conta disso, há clubes que estão avaliando se devem adiar ou simplesmente cancelar o evento. Eu já sou da opinião de que podemos nos adaptar e realizar a cerimônia on-line.

Pode parecer quase impossível realizar algo assim, mas meus companheiros da Austrália devem se lembrar de quando tivemos que adaptar o Dia Anzac, uma série de atividades culturais criadas com base no proximidade física dos participantes. Ao contrário do Dia Anzac, nós podemos realizar eventos virtuais, pois já temos experiência sobre o assunto.

A primeira coisa que um clube precisa fazer é avaliar o grau de importância de realizar esta cerimônia virtualmente, já que o evento on-line deve ter o mesmo espírito de um evento presencial. Alguns elementos típicos da cerimônia de posse incluem:

  • Celebração de conquistas. Convém fazer uma retrospectiva do ano para destacar os pontos altos dos quais todos os associados possam se orgulhar.
  • Reconhecimento por serviços prestados. É imprescindível homenagear aqueles que se destacaram entre nós. A generosidade dos doadores e o trabalho voluntário devem sempre ser enaltecidos.
  • O ano a frente. Precisamos nos animar com as novas oportunidades que o ano trará, nos unindo ainda mais. O positivismo em relação ao amanhã traz energia e determinação.
  • Agora, mais do que nunca, temos que nos manter conectados. Apesar de plataformas como a Zoom não se compararem nem transmitirem a mesma energia de eventos presenciais, elas são um meio de continuarmos nos vendo e interagindo.

Mas como planejar um evento assim? Aqui vão algumas dicas:

Elaboração da agenda

Olha só que bom: a sua agenda não precisa mudar! É só converter para uma versão on-line o programa que seu clube costuma usar.

Realização do evento

Tenha um bom mestre de cerimônias para garantir o fluxo da reunião, manter o público interessado e verificar se tudo está saindo como planejado, e também um assistente para resolver possíveis problemas técnicos. O mestre de cerimônias deve conhecer a plataforma de reunião virtual e todos os recursos que oferece, coordenar a vez dos participantes falarem e moderar as conversas, se necessário.

People attend a virtual meeting using the online platform Zoom.

Reconhecimentos

Reserve tempo para o presidente do clube anunciar os ganhadores dos prêmios. Para aqueles prêmios que não são uma surpresa, como mudança de nível de Companheiro Paul Harris, envie os itens da premiação pelo correio com antecedência e peça aos ganhadores que mostrem o seu prêmio conforme forem apresentados. Tradições que não dá para fazer pela plataforma, como a troca da faixa ou entrega do martelo de reuniões, podem ser filmadas antes. Os crachás podem ser enviados pelo correio também.

Administração de um público grande

Qualquer um que tenha participado de uma reunião no Zoom sabe que é difícil identificar quem está falando ou localizar um participante. Um recurso da plataforma, o Spotlight Video, permite que o anfitrião selecione uma única pessoa para mostrar às demais. Durante as apresentações de prêmios, isto pode ajudar a dar destaque somente à pessoa em questão. Mas como todo evento com um número considerável de participantes, é vital planejar previamente e praticar bastante.

E se deixar para fazer a cerimônia depois da pandemia?

O clube tem todo o direito de escolher essa alternativa. Mas antes de tomar uma decisão, considere que a cerimônia de posse é algo temporal e deve acontecer perto da virada do ano rotário para marcar a transição da liderança. O evento perderá significado a cada dia que se distanciar de 1º de julho. Será que uma cerimônia de posse feita em novembro de forma presencial teria o mesmo significado do que se fosse realizada virtualmente em junho?

Com a covid-19, virou um desafio engajar os associados. Mesmo com todo o trabalho que estamos fazendo, eles podem não se sentir envolvidos como antes. Assim, a cerimônia de posse é uma bela ocasião para celebrar nossas conquistas e instilar um senso renovado entre nós do valor que trazemos ao nossos clubes. Se ignorarmos um evento tão importante, será mais difícil para nossos associados sentirem vontade de pagar suas cotas em julho.

4 respostas em “Como organizar uma cerimônia de posse on-line

  1. Eu também agradeço pelas informações acima, porque diante da situação inusitada que estamos vivendo com essa Pandemia, inclusive sem prazo para que isso termine, se faz necessário aprendermos mais novas possibilidades de reuniões virtuais e criação de novos clubes, melhoramento no engajamento dos atuais associados e na busca de outros mais….. Muito Obrigado.

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